🔎Base de contatos

A Base de contatos fornece informações sobre seus clientes com foco nos seguintes itens:‌

• Informações

• Documentos

• Atividades

• Aceite Digital

• AR digital

‌Essas informações se complementam para que você possa gerenciar todos os dados de contato de seus clientes, consultar os documentos enviados para eles, acessar a versão final dos documentos com a página complementar do laudo gerado pelo aceite digital e analisar as interações com suas comunicações.

Assim, você pode saber, de forma rápida, quais canais de contato de um cliente estão ativos, se ele recebeu um documento ou interagiu com uma mensagem, independente do canal de comunicação utilizado, e fornecer respostas rápidas, caso seja necessário saber o destino de uma comunicação enviada a um cliente.

‌Essa funcionalidade pode ser acessada clicando em Contatos (VUC) > Base de contatos na barra lateral esquerda. Vamos começar te ensinando a localizar um cliente.

Buscar um cliente

O perfil e o documento dos clientes podem ser encontrados através do campo de buscas. Você pode escolher um tipo de dado específico para localizar o cliente, que pode ser o CPF, CNPJ, nome, e-mail, número de celular, ID ou número do documento. Se preferir buscar em qualquer tipo de dado, basta selecionar a opção Todos.

Para realizar a busca, você deve inserir a informação do cliente no mesmo formato cadastrado na base de contatos do Zenvia Docs. Abaixo, uma breve explicação de cada tipo de dado e suas particularidades:

• CPF: é necessário digitar o CPF completo e, se preferir, marcar a caixa de seleção Formatar CPF para que o dado seja inserido no formato correto.

  • Formato CPF: XXX.XXX.XX-XX

• CNPJ: é necessário digitar o CNPJ na formatação correta, com “.”, “-” e “/”. Essa opção não faz busca parcial do dado, por exemplo: se procurar apenas os números finais de um CNPJ, o dado não é encontrado.

  • Formato CNPJ: XX. XXX. XXX/0001-XX

• Nome: é recomendado procurar o nome completo do cliente. Nomes similares podem aparecer, por exemplo: se colocar Maria Clara, Maria Laura também é exibido.

• E-mail: é recomendado buscar o e-mail completo. Exemplo: [e-mail].

• Celular: é necessário procurar o número nos formatos +55 DDD XXXX-XXXX ou 9XXXX-XXXX (com “-” no meio).

• ID: é a identificação do cliente. Caso o ID seja separado por “-”, buscar pelo primeiro bloco, por exemplo: 155372b3-2d17-4922-a147-2da86c0aed2c buscar por 155372b3.

• Nº do documento: procure o número completo do documento, sem espaços. Exemplo: 09965982000120

• Todos: busca em todos os tipos de dados mencionados. Essa opção não faz busca parcial de um dado. Por exemplo: se procurar por “aria”, você não encontra “Maria” nos resultados.

Depois, selecione o cliente desejado clicando no nome para acessar seu perfil.

Dados Cadastrais

Na aba Informações, é possível verificar os dados cadastrais do cliente selecionado e verificar os fluxos de automação nos quais participa.

Consultar Documentos

Você pode buscar o documento que deseja consultar acessando o perfil do cliente e selecionando aquele que deseja consultar na aba Documentos. A lista de documento é apresentada ao clicar na caixa de seleção de documentos, seguindo a ordem do mais recente ao mais antigo.‌

É possível verificar e baixar os arquivos enviados aos clientes clicando em Baixar documento.

Ao selecionar um documento específico, se estiver vinculado a ele, é possível acompanhar a certificação do envio, recebimento e a confirmação de abertura da sua comunicação (o AR digital), conferir e baixar o laudo com todas as informações do aceite digital, além de consultar o histórico de atividades recentes do documento, que podem ser filtrados por eventos e por canais.

Reenvio de Documento

Para reenviar um documento, selecione um usuário, acesse a aba Documentos e escolha o arquivo para ser reenviado. Logo abaixo dos kits de documentos e seus respectivos arquivos, clique no botão Reenviar Documento.

Depois, é exibida a tela para preencher as informações necessárias para reenvio: automação, versão da automação, canal, mensagem e e-mail ou número de sua preferência. Após o preenchimento, é só clicar no botão Reenviar.

Lembrando que se o documento não possuir uma jornada associada a ele, não é possível realizar o processo de reenvio.

Documentos Arquivados

Caso você encontre a mensagem de arquivamento ao tentar fazer o download de algum arquivo, significa que ele tem pelo menos um ano de existência, e foi armazenado nos nossos servidores.

Após clicar em Clique aqui para desarquivar seus arquivos, você receberá uma mensagem avisando sobre a disponibilidade do arquivo. Essa mensagem contém um botão que te redireciona para a página onde o download está disponível.

Consultar atividades

É possível verificar as informações sobre quando e onde o seu contato interagiu com as suas comunicações na aba Atividades. Confira o canal, a automação e a mensagem utilizados para envio, além das interações com data e hora. É possível realizar um filtro por automação ou pelo canal para facilitar a consulta.

Reenvio de Mensagens

Para reenviar uma mensagem, selecione um usuário, acesse a aba Atividades e faça o filtro da automação e o canal referente a mensagem que deseja reenviar ou passe o mouse sobre o ícone de seta na frente da interação da mensagem que se deseja reenviar.

Feito isso, você consegue visualizar a mensagem e selecionar o endereço de e-mail ou telefone de SMS para onde a mensagem será enviada.

Você tem duas opções: enviar para o mesmo e-mail ou número de telefone que foi enviado inicialmente ou cadastrar outro endereço de e-mail ou número de telefone.

Em seguida, clique em Reenviar mensagem.

Vale notificar também que, por enquanto, só pode ser feito o reenvio de mensagens dos canais de SMS e E-mail. Além disso, se a mensagem original é por SMS, você só consegue enviar outro SMS. E se for E-mail, só pode reenviar outro E-mail.

Consultar Aceite Digital

Na aba Aceite digital, você tem acesso às versões finais dos documentos com a página complementar do laudo gerado pelo aceite digital.

Para comprovar a finalização do fluxo de aceite por parte do seu cliente, o laudo gerado fica disponível para download. Para isso, escolha o documento que gostaria de consultar e clique em Baixar laudo.

Os documentos que ainda não foram aceitos ou excederam o prazo de aceite aparecem com os status Aguardando aceite e Expirado, respectivamente, e, portanto, não possuem laudos disponíveis para download.

Consultar AR Digital

As mensagens que foram certificadas aparecem na aba AR Digital. Nela, você acompanha o envio dos documentos, com os registros de entrega, recebimento e abertura da comunicação. Para visualizar o certificado, busque pelo cliente, encontre a comunicação em que foi enviado o certificado, e então, clique na frase Visualizar laudo em forma de link, logo ao lado do nome da comunicação e do endereço de e-mail do destinatário.

Ao clicar, o link abre uma nova aba do Certifica.do, com as informações específicas sobre a certificação daquela mensagem.